EYDEP hazırlık sürecinde farklı sektörlerden ve ölçeklerden işletmelerin ortak bir özelliği var: Sistem çoğu zaman mevcut; ancak sistemin çalıştığını gösterecek kanıtlar yeterince güçlü değil.
Hazırlığın başında yapılan stratejik hatalar sonraki çalışmaların tamamını etkileyebiliyor. Karşılaşılan eksikliklerin önemli bir bölümü teknik yetersizlikten değil, hazırlık sürecinin yanlış planlanmasından kaynaklanıyor.
Hedef müşteri belirlenmeden sürece giriliyor
Savunma ve havacılık sektörüne girmek isteyen birçok firma ilk adım olarak kalite belgelerini almayı hedefliyor. Oysa doğru başlangıç noktası belge almak değil, kime üretim yapılacağını belirlemektir.
Hedef ana sanayi firmaları, tedarikçi olma kriterleri, tedarikçi portalları ve aday tedarikçi başvuruları netleşmeden kurulan kalite yönetim sistemi gerçek müşteri beklentileri yerine genel kabullere göre şekilleniyor.
- Hedef ana sanayi firmalarını belirleyin.
- Tedarikçi olma kriterlerini ve portalları inceleyin.
- Aday tedarikçi ilişkisini ve ilk temasları başlatın.
- Yönetim sistemini gerçek müşteri beklentilerine göre yapılandırın.
Önce hedef müşterinizi ve beklentilerini anlayın; ardından bu beklentileri karşılayacak yönetim sistemini oluşturun. Belge, doğru müşteriye ulaşmayı destekleyen bir araçtır.
Süreçler tanımlı, uygulama kanıtları eksik
Birçok işletmede prosedürler, organizasyon şemaları, görev tanımları ve süreç akışları mevcut. Fakat değerlendiriciler yalnızca prosedürün varlığına bakmaz; sürecin gerçekten uygulanıp uygulanmadığını, kim tarafından ve ne zaman yürütüldüğünü, sonuçların nasıl izlendiğini ve iyileştirildiğini görmek ister.
Yazılı doküman tek başına yeterli değildir. Dokümanı destekleyen kayıtlar, raporlar ve performans göstergeleri de bulunmalıdır.
- Uygulama kaydı
- Süreç sahibi ve sorumluluk
- İzleme ve ölçüm sonucu
- İyileştirme kanıtı
Performans göstergeleri ölçülüyor gibi görünüyor
Firmaların önemli bir bölümü KPI listeleri oluşturuyor; ancak hedef değer, ölçüm sıklığı, analiz yöntemi ve yönetim değerlendirmesi çoğu zaman tanımlanmıyor.
- Hedef değerin belirlenmemesi
- Ölçüm sıklığının tanımlanmaması
- Sonuçların analiz edilmemesi
- Yönetim tarafından değerlendirilmemesi
- Sonuçların iyileştirici faaliyete dönüştürülmemesi
Ölçülmeyen performans yönetilemez; analiz edilmeyen performans ise geliştirilemez.
Risk yönetimi kâğıt üzerinde kalıyor
EYDEP'in önem verdiği başlıklardan biri risk yönetimidir. Uygulamada ise birçok firma yalnızca bir risk listesi hazırlamakla yetiniyor.
- Riskleri tanımlayın ve önceliklendirin.
- Aksiyonları ve sorumluları belirleyin.
- Uygulamaları izleyin.
- Etkinliği düzenli olarak gözden geçirin.
Risk yönetimi, güncellenen ve karar mekanizmasını besleyen yaşayan bir süreç olmalıdır.
Eğitimler yapılıyor, yetkinlik kanıtlanamıyor
Katılım listeleri hazırlanıyor ve sertifikalar dosyalanıyor. Buna karşın eğitimin çalışan performansına nasıl yansıdığı çoğu zaman gösterilemiyor.
Yetkinlik yönetimi yalnızca eğitim vermek değildir; çalışanın bilgi ve becerisinin iş sonuçlarına etkisini ortaya koyabilmeyi de gerektirir.
İyileştirme faaliyetleri sistematik yürütülmüyor
Problemler çoğu zaman anlık çözümlerle gideriliyor. Kök neden analizi, düzeltici faaliyet, etkinlik kontrolü ve tekrarın önlenmesi adımları eksik kalıyor.
EYDEP, yalnızca problemi çözen değil; problemi tekrar etmeyecek şekilde yöneten organizasyonları görmek ister.
Yönetimin sürece katılımı yeterince görünmüyor
Üst yönetim hedefleri belirlemeli, performansı izlemeli, riskleri değerlendirmeli, kaynak sağlamalı ve iyileştirme kararlarını desteklemelidir.
Çalışmalar yalnızca kalite biriminin sorumluluğunda kaldığında kurumsal sahiplenme görünür olmaz. Değerlendirme sürecinde yönetimin kararları ve katılımı açık kanıtlarla gösterilmelidir.
Doküman çok, sistem bütünlüğü zayıf
Yüzlerce sayfalık dokümana sahip olunmasına rağmen belgeler arasında ilişki kurulamayabiliyor. Prosedürde anlatılan süreç performans göstergesine bağlanmıyor; risk kayıtları yönetim gözden geçirmesine, eğitim kayıtları ise yetkinlik matrisine yansımıyor.
Güçlü bir yönetim sistemi, birbirini besleyen süreçlerden oluşan bütünleşik bir yapıdır.
Kalite kontrol faaliyetleri bütün olarak yönetilmiyor
Kalite kontrol yalnızca son kontrolde ürün uygunluğunu doğrulamak değildir. Girdi kalite kontrol, proses kalite kontrol ve son/sevk öncesi kalite kontrol aşamalarının birbirini tamamlayan bir bütün olarak planlanması gerekir.
Kalite kontrol planları ve kabul kriterleri, hedeflenen ana sanayi kuruluşlarının teknik ve kalite beklentileri doğrultusunda oluşturulmalıdır. Kritik karakteristikler, doğrulama yöntemleri, izlenebilirlik beklentileri ve kabul kriterleri müşteriye göre değişebilir.
Kalite fonksiyonu; dokümantasyon, kalite güvence, kalite kontrol, ölçüm sistemleri, müşteri kalite süreçleri, uygunsuzluk yönetimi, denetimler ve sürekli iyileştirme gibi farklı disiplinleri kapsar. Bu yapı tek kişiye bağlı olmaktan çıkarılmalı, görev ve sorumlulukları paylaşılmış sürdürülebilir bir organizasyona dönüştürülmelidir.
Tasarım yetkinliği yeterince yönetilmiyor
Ürün geliştiren veya geliştirmeyi hedefleyen işletmeler için tasarım yalnızca teknik resim hazırlamaktan ibaret değildir. Tasarımın planlanması, girdilerin ve teknik gereksinimlerin yönetilmesi, doğrulama ve geçerli kılma faaliyetleri, değişiklik kontrolü ve kayıt bütünlüğü birlikte ele alınmalıdır.
Savunma ve havacılık sektöründe tasarım süreçlerinin etkin yönetimi; ürün güvenilirliği, izlenebilirlik, konfigürasyon yönetimi ve müşteri beklentilerinin karşılanması açısından kritik öneme sahiptir.
Tasarım yetkinliği, işletmenin katma değer üretme kapasitesini artırır ve kuruluşu yalnızca üretici değil, çözüm ortağı konumuna taşır.
EYDEP hazırlığında asıl başarı nedir?
Başarılı bir EYDEP hazırlığı daha fazla doküman üretmek anlamına gelmez. Asıl başarı; doğru hedef pazarı belirlemek, müşteri beklentilerini anlamak, süreçleri etkin biçimde işletmek, uygulamayı kanıtlamak, performansı ölçmek ve sürekli iyileştirmeyi kurum kültürünün bir parçası hâline getirmektir.
“Belge hazırlamak kolaydır. Asıl değer, doğru müşteri stratejisi üzerine inşa edilmiş, yaşayan ve sürdürülebilir bir yönetim sistemi kurabilmektir.
Filiz Esen
Filiz Esen
Filiz Esen; savunma sanayii ve havacılık kuruluşlarında EYDEP ve AS9100 hazırlığı, ISO 9001 başta olmak üzere kalite yönetim sistemlerinin kurulması ve geliştirilmesi, süreç ve risk yönetimi, iç denetim, performans göstergeleri ve operasyonel mükemmellik çalışmalarında kuruma özel yol haritaları oluşturur. Yönetim sistemi gerekliliklerini saha uygulamaları, ölçülebilir hedefler ve izlenebilir kanıt yapısıyla bütünleştirerek kuruluşların sürdürülebilir gelişimine destek verir.
LinkedIn profilini ziyaret edin